La sostenibilidad ha pasado de ser una opción para convertirse en un aspecto fundalmental en los eventos. Una responsabilidad que los organizadores deben asumir e interiorizar, a partir de la definición que establece el Programa de Naciones Unidas para el Medio Ambiente:
Evento sostenible es “aquel que se diseña, organiza e implementa de forma que minimice los impactos ambientales negativos y deje un legado positivo para la comunidad que lo alberga.”
DIEZ IDEAS PARA ORGANIZAR EVENTOS SOSTENIBLES
1. CONVOCA Y MANTEN INFORMADOS A LOS ASISTENTES MEDIANTE MEDIOS DIGITALES
Evita en lo posible las comunicaciones en papel, la impresión de acreditaciones, dossieres y programas. Mediante correos electronicos, grupos de contacto e incluso apps es posible mantener informados a los asistentes, anunciándoles desde la convocatoria y contenido de los eventos hasta las modificaciones de última hora.
2. PRIORIZA HORARIOS Y ESPACIOS QUE APROVECHEN LA LUZ NATURAL
No solo es una cuestión de ahorro energético, el aprovechamiento en un evento de la luz natural es un factor que mejora significativamente el bienestar de los asistentes, lo que se traducirá en una mayor satisfacción y éxito del encuentro.
3. ELIGE SEDES BIEN COMUNICADAS
Da prioridad a espacios que no obliguen a los asistentes a realizar largos trayectos. Idealmente mediante desplazamientos que puedan realizarse a pie o al menos aquellos en los que exista una red de transporte público eficaz. Evitando los desplazamientos individuales y la repetición de trayectos se logrará reducir muy notablemente el impacto ambiental.
4. MINIMIZA EL TRANSPORTE DE MATERIALES PARA EL EVENTO
Todo evento requiere mobiliario, elementos de escenario, iluminación, audivisuales… si es posible, la mejor opción es aplicar el concepto de Kilómetro Cero en este aspecto. Los espacios con equipamiento propio contribuirán notablemente a reducir la huella medioambiental.
5. EVALÚA EL IMPACTO ACÚSTICO Y LUMÍNICO DEL EVENTO
Tanto en los momentos formales como informales de cualquier evento es esencial el acompañamiento acústico y, cuando sea preciso, la instalación de equipos adicionales de iluminación. Un evento responsable debe ser respetuoso en la insonorización de los espacios para evitar este tipo de contaminación. Igualmente debe priorizarse el uso de equipos LED de iluminación, cuidando que los haces de luz no enfoquen a los espacios abiertos ni causen molestias al las áreas colindantes.
6. CLIMATIZA CON RESPONSABILIDAD
Los espacios deben garantizar la calidad del aire, asegurando la correcta renovación según los estándares, será un factor esencial para el confort de los asistentes. Asimismo los espacios que dispongan de un correcto aislamiento térmico ofrecerán unas temperaturas adecuadas evitando consumos energéticos excesivos.
7. EVALUA EL MATERIAL DE MERCHANDISING
La elección de elementos de merchandising sostenibles, reutilizables y, en su caso, reciclables, contribuirán a la sostenibilidad. Opciones como el comercio justo o contemplar la donación de este presupuesto a iniciativas solidarias pueden ser igualmente contempladas.
8. RESPONSABILIDAD AMBIENTAL DE LOS MENÚS
El contacto y coordinación con las empresas que presten el servicio de catering serán esenciales para la deseable priorización de los alimentos de cercanía y producidos de forma sostenible. Los elección de productos Kilómetro Cero no siempre será posible, tanto por cuestiones logísticas como por el incremento de presupuesto que suelen conllevar, pero es posible priorizar en la elección de los menús.
La elección de envases retornables, la priorización de elementos como el cristal y el aluminio, la gestión eficiente del consumo de agua y la garantía de la correcta separación y reciclaje de los residuos son otros aspectos esenciales que deben verificarse con los proveedores de catering.
9. PLANIFICA CON RESPONSABILIDAD PARA REDUCIR EL DESPERDICIO ALIMENTARIO
En el sector de los eventos es habitual que los organizadores opten por largos servicios de coctail y generosas raciones con el deseo de agasajar a los asistentes. Una estrategia generosa que sin embargo genera toneladas de desperdicios. La ley contra el desperdicio alimentario pretende concienciar de lo necesaria que es la planificación adecuada. Es esencial dimensionar los servicios a las necesidades de los asistentes y contemplar opciones que permitan que los excedentes puedan ser aptos para destinarse a fines sociales.
10. LA RESPONSABILIDAD DE LOS PROVEEDORES ADICIONALES
Los servicios de limpieza, de transporte de materiales y de personas, decoradores, técnicos audiovisuales, personal complementario… es esencial que acrediten su compromiso con la sostenibilidad en todo aquello que les afecta.
RECOMENDACIÓN FINAL: COMUNICA A LOS PARTICIPANTES LAS MEDIDAS DE SOSTENIBILIDAD ADOPTADAS
La realización de eventos sostenibles no solo es un acto de responsabilidad social, es también una actitud que debe buscar la normalización de estas prácticas. Comunicar las decisiones adoptadas será muy importante, y no como un acto de autopublicidad, sino como un mecanismo para implicar a todo el conjunto de los participantes, asistentes y proveedores, en el esfuerzo global. La concienciación tendrá aún mayores efectos a largo plazo que las prácticas puntuales.
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ENLACES RELACIONADOS
– Descargar en formato PDF nuestro Dossier para la producción de eventos sostenibles en el espacio Metropol Eventos
– Norma UNE-ISO 20121:2013 Sistemas de gestión de la sostenibilidad de eventos. Requisitos con recomendaciones de uso.
– Protocolo para el cálculo de la huella de carbono en eventos sostenibles, Portal Andaluz de Cambio Climático, Junta de Andalucía.
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